Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ внесены изменения в гл. 2 Трудового кодекса РФ. Глава дополнена ст.ст. 22.1-22.3 «О порядке, устанавливающем электронное взаимодействие работника и работодателя». Большинство изменений действуют с 22 ноября 2021 года. Требования к составу и форматам электронных документов начнут применять с 1 марта 2023 года.

В ст. 22.1 ТК РФ дано понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее – ЭКДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее – электронные документы).

Пределы применения и база

Электронный документооборот можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются Минтрудом России, по согласованию с Минцифрой и Росархивом. Требования к документам будут введены с 1 марта 2023 года.
Новые правила не распространяются:

• на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию своей информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
- единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается в том числе посредством ЕПГУ — данные положения будут применяться с 01.09.2022 года;
- информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее — информационная система работодателя).

Расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель. Отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.

Процесс перехода

Переходить на электронный документооборот или нет, решает работодатель.
Решение о введении нового формата нужно закрепить в локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем нужно определить:

• информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу «Работа в России»);
• документы для ведения в электронном виде;
• работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• срок уведомления персонала о нововведении.

Применять новые правила можно в отношении сотрудников и соискателей работы с их письменного согласия. Для этого работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на электронный документооборот и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Соискатели могут дать его в электронном виде.
Отсутствие согласия работника признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
С 1 января 2022 года не надо спрашивать разрешения на использование электронных документов у тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и у кого отсутствует трудовой стаж.
Отсутствие согласия работника или соискателя на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением работника, принимаемого после 31.12.2021) либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
Ввести электронный кадровый документооборот можно также в отношении дистанционных работников.

Порядок электронного документооборота

Порядок осуществления электронного документооборота также утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, и может предусматривать:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Электронная подпись

Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов.
Например, усиленную квалифицированную электронную подпись можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее для ряда документов в своей системе:

• для трудового договора; 
• приказа о дисциплинарном взыскании;
• ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений; 
• уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Переходить на электронный документооборот или нет, решает работодатель. Решение о введении нового формата нужно закрепить в локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

При подписании иных электронных документов работодателем могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель.
Работник при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания может использовать:

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании иных электронных документов можно использовать и простую электронную подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Права работника 

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.
Работник, соискатель может направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот.
Работник вправе направлять их через информационную систему, которой пользуется работодатель. Такие документы считаются полученными на следующий рабочий день после направления.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (ст. 62 ТК РФ) работник может подать (направить) (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

• в письменной форме;
• в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему);
• через цифровую платформу «Работа в России» (если работодатель использует ее).

Обязанности работодателя

Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе.
А если в отношении этих документов осуществляется ЭКДО, такие электронные документы необходимо предоставить способом, указанным в заявлении работника:

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа. Например, разместить его в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если использует ее в целях осуществления ЭКДО.

Срок предоставления — не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ).
Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, будут применяться с 1 сентября 2022 года.